A idéia é o intercâmbio entre dois grupos de diferentes locais. Portanto cada grupo passa por duas etapas, a ida para outro local, e a recepção do outro grupo. As tarefas que envolvem esse processo basicamente são: transporte de obras, transporte dos artistas, montagem da exposição, confecção de material gráfico, divulgação, coquetel e hospedagem. Essas tarefas variam de acordo com os meios de captação, exemplo, se for elaborado um projeto que cubra todas despesas, ou se um dos grupos conseguirem patrocínio para os dois locais. Mas normalmente separamos assim as tarefas:
Grupo receptor: montagem da exposição, confecção de material gráfico, divulgação, coquetel e hospedagem.(não é necessário que o grupo receptor cubra todas as despesas de todo o grupo, mas é bom dispor de verba ou patrocínio para recepcionar pelo menos três pessoas).
Grupo visitante: transporte de obras, transporte de artistas.
Opcional: transporte na sua cidade e alimentação.
Lembrando que os dois grupos irão participar das duas tarefas em tempos diferentes, hora como receptor, hora como visitante.
Algumas Galerias disponibilizam material gráfico, divulgação e coquetel, se for esse o caso, só restará acompanhar junto ao diretor da galeria como será esse processo, e sugerir design de convites ou cartazes, adicionar logo ou nome do grupo receptor e do FAVS nesses materiais.
A hospedagem, transporte de obras, passagens de artistas e alimentação, podem ser obtidos por meio de verba pública, ou patrocínio de alguma empresa especializada, exemplo, hospedagem de um hotel ou pousada.
A participação de todos artistas envolvidos amenizam o trabalho e agiliza o cumprimento das tarefas.
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